ハルです。

TBJに入る前から、いろんな団体、コミュニティを出入りして来ました。

今もいろいろやっています。



テーマはカンボジア、教育、就活、ライフデザインから、

ファシリテーション、ダイアログ、学習する組織、

ワールドカフェ、オープンスペーステクノロジー、

ファシリテーター養成。



この2年間、仕事ではなく数十のボランティアイベント企画に関わってきました。





気がつけば数十のメーリングリストに参加して、

いくつも自分で管理をしていたりします。

集まりの中でもそのあたりが得意だったりするので、

メーリングリストの整備をよくやります。





そこで出てくるメーリングリストの使い方について、

何回かにわけて、自分が得た経験を書き出してみたいと思います。



つたない文章ですが、よろしくお願いします。



第一回目の目次はこちら。

・どのメーリングリストがいいのか

・メーリングリストをつくる意味

・メンバーを招待するときに気をつけること

　◇招待の方法

　◇携帯のアドレスの招待

・「アカウントが使えない」に気をつける





■どのメーリングリストがいいのか

今、日本で使われる無料のメーリングリストは大きく二つ。

googleグループと、yahooグループです。

個人的にはgoogleグループがお勧めです。
※2012年5月追記
Googleグループでは「直接招待」の機能がなくなってしまったため、現在FREEMLかYAHOOをよく使います。
でも広告なしは魅力的なので、少人数の場合はまだGoogleグループはオススメです。


理由は以下のとおり

・他のML比べ広告が少ない。

・Yahooに比べ配信遅延、配信エラーが少ない。

・ファイル共有の容量が大きい。

・ファイル共有ページの表示をカスタマイズできる。

・googleドキュメントという共同で編集できるツールと相性がいい。

・gmailを使っている人が多く、相性がいい。



感覚値のところもあるので、管理する人しだいだとは思いますが。





■メーリングリストをつくる意味

書くまでもないかもしれないですが、こんな理由でつくることが多いです。

・イベント企画、運営の情報共有をするため。

・旅した仲間と、遊びに行ったり、誕生会やったりするため。

・一緒に何かを勉強した仲間と同窓会のような感じで集まったり、

　集まって学びを深めたりするため。

・教育、就活などをテーマに話し合いをするため。



継続しやすいのは、そのメンバーでやりたいことがあって、

それに向けたやり取りをするときです。

それが、イベントでも、同窓会でも、勉強会でも。



MLが盛り上がるかは、実際にあっていたときの盛り上がり具合によって影響を受けます。

あまり盛り上がってなかったら、つくらないほうがいいくらいのことも(＾＾;)





■メンバーを招待するときに気をつけること

◇招待の方法

googleでも、Yahooでも、

①メンバーを直接招待する

②招待状を送って、そのリンクをクリックして入ってもらう

か2種類選べます。

※前述しましたが、Googleグループではこの「直接招待するができなくなってしまいました。


①なら相手が何も反応を返さなくても、MLのメールが届き始めます。

当然事前の許可がないと、迷惑メールです。



なので、②の方がいいんじゃないかと見えますが、

実はあまりよくありません。

②でメンバーに招待状を送ると以下のようなことが起きます。



A.参加者が口頭で言ったから入れると思って、入会作業をしない。

B.参加者が、招待状のメールを迷惑メールだと思って無視してしまう。

C.参加者から「googleアカウントを持ってるのに参加できないんだけど」といわれる。



A,Bは本当によく起こります。

Cがなぜ起こるかは「アカウントが使えない」のところで。





◇携帯のアドレスの招待

最近、パソコンのメールアドレスはあまり見ないから、

携帯で登録させてほしいとよく言われる事がよくあります。



そして、出てくるのが、「夜寝てる時間は送らないでほしい」という要望。

パソコンメールを使い慣れている人から見ると、非常識に見えてしまいがちですが、

その人にとっては結構重要な問題。

そのコミュニティで何を大切にしたいかによって、

23:00～7:00の間はMLにメールは送らないなどのルールを設定しましょう。

そのルールつくらない場合は、招待するときに、

しっかりそのことを確認しましょう。

その人だけ配信方法を変える方法もあります。







■「アカウントが使えない」に気をつける

◇まず、アカウント機能が必要かを判断する。

参加者全員がアカウント機能を使える状況にするのは、

実はかなり困難です。

慣れた人には簡単に見えますが、難しい人には難しいのです。

携帯のアドレスで登録している人は、まず使えないと考えたほうがいいでしょう。



なので最初に考える必要があるのは、

そのグループにアカウント機能がいるかです。



いらないと思った場合は、

グループページを開かない前提で運営することが重要です。

とりあえずメールのやり取りだけはできてしまうので、

その中でやるだけでOKなのです。



もし、そうしないとこんなことが起こります。

A:「共有フォルダに議事録をアップしましたー」

B:「リンククリックしたけど開かないんですが、どうすればいいでしょう」

A:「アカウントをまずとってください」

B:（………。やり方がわからなくて放置）



こんな感じで、コミュニティ内に情報の格差ができてしまいます。





◇アカウント機能でできること

でも、使い出せばもちろん便利です。

アカウント機能を使うと以下のようなことができます。

・ファイルの共有ができる。

・過去のメールの検索

・ML参加前のメールが見られる。

・配信方法、配信アドレスを自分で変えられる。

・googleドキュメントの共有がやりやすい。



でも、このあたりって意外と、必須ではないんです。

アカウント機能が必須ではないようにつくるグループのほうが、

個人的には好みです。

一個一個個別に対応するくらいがちょうどいいんです(＾＾)





◇アカウント機能を使うと決めたらやること

イベント企画などを行うときは、やっぱりファイル共有はできると、

いろいろとスムーズです。





アカウント機能をみんなに使ってもらうには、

以下４パターンがあることを理解する必要があります。



①gmailも、googleアカウントも持ってないし、わからない。

②gmailもしくはgoogleアカウントがあるのにグループページで以下のメッセージが表示される。

「現在メンバーではないため、このグループのコンテンツを表示したり

　　グループに参加したりすることができません。

　　メンバーの承認を受けてからご参加ください。」

　※ML登録アドレスが、googleアカウントに関連付けられていない状態です。

③gmailのアカウントを持っていて、そのIDとパスワードが使えることを知らない。

④すでにgmailアカウントにログインしていて、ログインを意識せずに開けてしまう。

　もしくは、そのことを知っていて開いている。



④は対策は要らず、①②③については最近あるコミュニティで案内した文章の

サンプルをご覧ください。

https://docs.google.com/Doc?docid=0AaswAXhhvPzIZHpwZG1wcF8xMmNxcHBtNWhj&hl=ja



http://groups.google.com/group/*****?hl=ja

こちらの*****の部分がグループ名になります。



こんな感じの説明をすれば何とか始めての人でもたどり着けると思います。

※直すところあったら皆さん教えてください。







■次回に向けて

ふー。

思ったより長くなりました。

残り書きたいと思ってるのはこんなこと。

トピックひとつずつのほうがいいかもしれない………



・フッターを活用するとMLが変わる

・みんなが見られるgoogleドキュメントのつくり方

・MLで起こる「寂しさ」に注意！

・盛り上がるコミュニティのML発信数の傾向

・ミーティング日程調整の極意

・SNSを使おうという話が出たときに………